社内で合宿形式のイベントを開催したので学んだことを書きます

こんにちはー！こんばんはー！おはようございます！
先日Engineering All Hands という社内のエンジニアが一か所に集まる合宿形式のイベントを社内で開催しました。
フルリモートワーク形式に移行してから、3年以上が経過したクリエーションラインですが、この規模でメンバーが同じ場所に集まるのは初めての試みで、実は合宿形式のイベントというのは創業以来初のことでした。
今回私はこのイベントのロジスティクスとして、イベント企画～準備～実施を担当してきましたので、そこで得たことをまとめたいと思います。
たくさんのことを学びましたが、個人的にこれは覚えておきたいものをピックアップして書いていきます。

企画編

企画は構想から実施まで4カ月ほどの期間で行いました。
企画は異なるチームから集まった8名のメンバーで進めていきました。

キックオフを開催する

キックオフではメンバーが持ち寄った想いや考えを共有し、開催の目的を合意しました。
今回我々は「お互いに高め合う文化づくり」を共通の目的として活動していくことにしました。
共通の目的が合意できていたことで、異なる考えや背景を持った人達の集まりでも、協力しやすくなったり、意思決定がスムーズになったと思います。

フィードバックを得ながら企画を進める

4月にキックオフを行ったあと、5月頭に参加者に対して企画内容を説明して、フィードバックをもらいました。
企画内容に関して、オンサイト/オンライン、合宿形式という開催方法に関して、開催場所について、ポジ/ネガ様々な意見をもらうことができました。
早くフィードバックをもらったことによって、参加者がなにに共感をしてくれて何に不安を感じているかを理解できることに繋がり、結果として開催目的をより強く意識した企画に繋がったと個人的には感じています。共感してくれたポイントが開催目的と合致するのであれば、そこを強化して企画を進めるし、そうでないならば見直す。また不安に感じていることに対しては開催目的に沿う形でそれに応えていく。開催目的に合致しない反対意見については、受け止める。という判断が目的が合意できていたおかげでできました。

役割分担

ある程度イベント全体でやる内容が決まってからは、内容の企画毎に役割分担を決めて準備を進めていきました。
二日間のイベントでしたが、中身の企画としては大きく分けて5,6 個の企画に分かれており、さらにロジスティクスもあったので、全ての意思決定を実行メンバーの8人全員でやっていくのには無理がありました。そこで企画毎に中心になるメンバーを決めて、その人を中心に何人かが集まって各企画の準備をしていく、という方式で進めていきました。各企画の中身については中心メンバーにお任せでイベント全体で話し合いたいこと、決めたいことがあった場合には定期的に実行メンバー全員で集まる場で相談する、という形式で進めていきました。
共通の目的に合意できているということもあり、分担して進めてもイベント全体として各企画にブレが出るようなこともなくスムーズに企画や準備を進めることができたと思っています。

準備編

インカムは超便利

準備編で一番覚えておきたいのは、インカムを用意することです。
今回イベントの会場に選んだマホロバマインズというホテルが、13Fに会議室2部屋、3Fにクローク、1Fと2Fにレストラン、という各部屋が離れた環境だったので、インカムが大活躍しました。

各部屋で離れたスタッフのコミュニケーションがインカムだとボタン一つで話せるので、コミュニケーションがスムーズでした。「oo さん今どこいる？」「手空いている人ー？」が部屋や階をまたいでもすぐに声かけられるのが便利でした。
ちなみに、他のイベントでもお世話になっているこちらの会社からレンタルしました。
https://www.exseli.com/

懇親会のアルコール量の見積り方法

今回懇親会の飲み物が個別に事前発注する形式だったので、発注量でかなり迷いました。次回迷わないために発注したお酒の量を書いておきます。
色々迷って発注をした結果、80人が参加した90分の懇親会でちょうど良い感じで飲み物が無くなりました。
今回実際に発注した量がこちら

• ビール：100本 (500ml)
• 日本酒：2本（750ml）
• ワイン：2本（750ml）
• ソフトドリンク：50本

1人につきビール中瓶 1.5～2本分程度
ソフトドリンクを 0.5～0.6本分程度
を基準にして、時間、集まる人の飲みそうな量、会の目的、二次会の有無などの変数で調整するのが良さそうです。

備品は多めに頼む

用意したイーゼルパッドと付箋が少し足りなかったので、これくらいあれば良いでしょう + 20%くらい多めに用意しましょう。（余っても他で使える）

実施編

当日の受付で人数を把握する

会のスタート判断に使える情報として、社内のイベントであっても受付をして人数把握は必要でした。イベント運営目線だと受付をするにはスタッフを配置することになるので、少人数で運営する時には受付って必要？という話にもなるのですが、やってみた結果、受付は必要でした。
また、受付で一言話すことで、参加する人目線で少し安心（したんじゃないかな？）すると思います。

移動はエレベーターがボトルネックになった

幸いなことに実行メンバーにリアルイベントでの誘導経験があるメンバーがいたので助かりましたが、100人の移動は結構大変でした。当日インカムで「このあと全員が1Fに移動ですが、誘導どうしましょー？」「13Fにいるスタッフで相談して決めますねー」と相談しながら対応しました。

録画編

WiFi の品質を確保する

Meet で録画をしたらネットワークが重くなったタイミングで「え、が、、、あ、ｓｄｐふぉあいｈ」と音質が悪くなっていたので、ネットワークの品質を確保しておく。ただ、これは下見とかしても当日その場にいる人の数だけネットワークは重くなるので、録画用に回線を別にしておくなどしておけると良さそうです。

録画のカメラのピン止めを忘れない

カメラのピン止めを忘れたので録画にカメラ映像が残らなかった。

まとめ

イベントを0から企画～実施するのは結構大変で、特に初めての時は未知の部分が多かったり、正解が分からなくて不安になることも多いと思います。
私も毎回どのイベントに関わる時にも常に未知や正解が決まっていないことと向き合っています。（文化祭のような感じでそれが楽しかったりもします。）
正解が無いことばかりで迷う場面が多いですが、この記事が次回イベントを企画する私や似たような状況の方に役立つことを願っています。

ちなみに、このブログの内容はイベント当日に会場の廊下で考えました。