会議改善活動: 「会議振り返りシート」編 #kaizen

会議のよくある問題として、

• 話が発散してしまって会議が時間通りに終わらない
• 会議が終わった後、これから何をすべきかはっきりと思い出せない
• 会議に同席してはいるけど、無為に時間を過ごしている

などがあります。あるあるすぎて解決を諦めている、果てはあまりに日常に溶け込んでいて問題とも思われていない、なんてこともあるかもしれません。

会議の無駄をなくし、進め方の効率化をはかりたいと考えていた折、「世界で一番やさしい会議の教科書 実践編」(以降、前掲書)という書籍が発売されました。

本稿はこの書籍から学んだ内容をもとに、会議の改善活動を行った経過と結果の報告です。

3万時間----。あなたが生涯で会議に費やす時間である。
(中略)
1日10時間活動できるとしても、約8年分になる。

前掲書はこんな書き出しで始まります(p.2)。

約8年分を有意義な会議として使うための方法やヒントを多数掲載しているのですが、いかんせん多岐にわたるため、実際の会議に適用するにはなかなかハードルが高いな、と感じました。

そこで会議改善活動の一歩として、前掲書p.111に掲載の日揮株式会社 による「会議振り返りシート」をまず採用することにしました。シートはGoogle Driveに保存してブックマークしておき、会議の冒頭で必ず参照しています。

会議振り返りシート

• 目的とゴールは明確だったか
• 全員が議論に参加したか
• 決まったこと、やるべきことが確認されたか

ファシリテータに指名された「会議の評価者」は、これら3つの観点で会議が★いくつだったかを評価します(ちなみに会議の評価者を「巨匠」と呼ぶことにしました)。

目的とゴールは明確だったか

「目的」と「ゴール」の設定では、前掲書p.26〜を参考にしました。本当はもっと詳しい定義がありますが、手始めに

• 目的は「○○する会議である」
• ゴールは「○○した 状態 になったら会議を終了する」

と簡略化しています。

全員が議論に参加したか

弊社では 全社リモートワークDAY をはじめとしてリモートワークを積極的に実施しています。そのためリモート会議の数も自然と多くなっています。

リモート会議で参加者の居場所が多対一に分かれてしまうと、顔を合わせているメンバーとそうでないメンバーとの間でやりとりが不行き届きになりがちです。きちんと出欠を取ってメモ書きして画面に映しておき、リモートメンバーに配慮するようにしています。ただ、この部分はまだまだ試行錯誤中です。

また、全員がGoolge Docsを開いて、決定事項やTODO、アクションアイテムは都度都度書き込んでいきます。この際に専任の書記を起かず、みんなでメモ書きしていきます。これは前掲書p.42からの「書くファシリテーション」「スクライブ」を参考にしています。

決まったこと、やるべきことが確認されたか

会議の終わりに、Google Docsを確認し、漏れがないかを確認しています。会議の流れを全員で可視化しているおかげで、話し忘れや認識違いを減らす効果も期待できます。

歴史

最初に導入したとあるチームでの歴史です。

2018/7 : 導入期

最初はたった一人が言っているだけで、全員に意識が浸透していないどころか、言っている本人も忘れていることもよくありました。振り返りでは「目的とゴールは明確だったか」「決まったこと、やるべきことが確認されたか」を忘れて★1つが頻発していました。

2018/8 : 発展期

徐々に賛同者が増え始め、確認項目の漏れがなくなり始めてきました。ほとんどの会議で★2つ、調子のいいときは★3つが出るようになってきました。

2018/9 : 円熟期

ほとんどの会議で★3つが取れるようになりました。

まとめ

冒頭で掲げた問題は次のように解決できました。

• 話が発散してしまって会議が時間通りに終わらない
  • 「○○する会議である」「○○した状態になったら会議を終了する」と目的とゴールを定義し、合意を取ることで、たとえ脱線しても軌道修正がしやすくなった
• 会議が終わった後、これから何をすべきかはっきりと思い出せない
  • 会議の内容は随時可視化し、最後に決まったこととやるべきことを確認することで、記憶頼りにならなくなり、漏れもなくなった
• 会議に同席してはいるけど、無為に時間を過ごしている
  • 全員が書記であるスクライブにより、全員が会議を「自分ごと」と意識するようになった

そして「会議振り返りシート」を導入するための手引きを作成しました。

• 「会議振り返りシート」をブックマークして常に開けるようにしましょう
  • スクライブ用の「会議テンプレ」を準備しましょう
• 会議では必ず「目的」と「ゴール」を設定し、冒頭で確認しましょう
• 全員が書記という意識を持ってスクライブしましょう
• 会議の最後に「TODO」と「アクションアイテム」を確認してから終わりましょう

円熟したチームはさらなる会議の質向上をめざして、次の目標を立てています。この経緯・結果をまたいずれ紹介する予定です。